Privacyverklaring
A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit
Voor het laatst herzien op 29-05-2018 A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit registreert en verwerkt persoonsgegevens van haar leden en contactgegevens van sponsoren. Het bestuur der A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit (“het bestuur”) vindt het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens te gaan. Daarom willen wij je middels deze privacyverklaring informeren over hoe en met welk doel A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit de gegevens van haar leden en sponsoren verwerkt. Hierbij houden wij ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van de gegevens. Wij verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij we van tevoren je toestemming hiervoor hebben gevraagd en gekregen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Leden: A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens met jouw toestemming. De gegevens die wij verzamelen en verwerken, geef jij zelf middels het ondertekende inschrijfformulier door. Tot deze gegevens behoren:
Daarnaast vragen wij je in je inschrijfformulier een noodtelefoonnummer van je ouders of verzorgers op te geven. Deze zullen uitsluitend gebruikt worden in geval van nood en met toestemming. Het is niet verplicht deze gegevens te delen met A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit.
Deze gegevens worden verwerkt in het boekhoudings- en ledenadministratiesysteem Davilex. Ook wordt er een kopie in Google Drive gemaakt van je NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer die alleen toegankelijk is voor het bestuur. Ook kunnen leden van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit middels online inschrijfformulieren andere leden vragen persoonsgegevens door te geven die nodig zijn voor het organiseren van activiteiten. Deze gegevens worden verwerkt en opgeslagen in de Google Drive van de desbetreffende organiserende partij en die van het bestuur. Wij verzamelen en verwerken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: - E-mailadres voor het met behulp van het programma GNU Mailman aanmaken van maillijsten die nodig zijn voor mededelingen en communicatie omtrent aankomende verenigingsactiviteiten; - Financiële gegevens voor het incasseren van onder andere contributie, externe werkuren en deelnemersgeld van deelgenomen verenigingsactiviteiten. Debiteuren worden geregistreerd en geïncasseerd via een intern debiteurensysteem; - Telefoonnummer voor het aanmaken van WhatsApp-groepen voor mededelingen en de communicatie omtrent verenigingsactiviteiten;
Bijzondere persoonsgegevens:
A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens bij aanmelding voor activiteiten waarvoor deze noodzakelijk zijn:
Het bestuur verzamelt en verwerkt deze bijzondere gegevens voor de volgende doeleinden:
Reünisten:
Wanneer iemand reünist wordt, blijven diens financiële gegevens, NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer in het ledenbestand van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit bewaard. Deze zijn alleen toegankelijk voor het verenigingsbestuur, het reünistenbestuur heeft hier geen toegang tot. De overige gegevens worden direct verwijderd na opzegging van het lidmaatschap. De financiële gegevens bewaren wij voor het incasseren van de reünistenbijdrage en deelnemersgeld van de deelgenomen reünistenactiviteiten. Het bewaren van de e-mailadressen van reünisten is nodig voor het aanmaken van maillijsten voor mededelingen en communicatie vanuit het verenigingsbestuur en het reünistenbestuur.
Sponsoren:
Indien een bedrijf of instelling een sponsorcontract afsluit met A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit worden diens contact- en bankgegevens verzameld en verwerkt door het bestuur. Deze gegevens worden verzameld met het doel de gesloten overeenkomsten uit te voeren.
Bewaartermijn:
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Gegevens van iedereen die lid af wordt, zowel leden als reünisten, worden verwijderd bij het verwerken van de uitschrijving. Het verwerken van de uitschrijving gebeurt uiterlijk binnen één maand na de uiterlijke uitschrijfdatum (3 juli). Uitgezonderd hiervan zijn de financiële gegevens waar een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar op staat en gegevens die noodzakelijk zijn voor het controleren van een uitschrijving wanneer hier een onduidelijkheid over bestaat. De gegevens van de online inschrijfformulieren voor verenigingsactiviteiten worden binnen een jaar na de betreffende activiteit verwijderd. Het bewaren van deze gegevens gedurende deze periode is nodig voor de financiële afwerking van de activiteiten en andere financiële doeleinden. Bijzondere gegevens worden direct na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd of wanneer iemand verzoekt deze gegevens te verwijderen.
Recht van inzage, wijziging en verwijdering:
Elk lid heeft het recht om diens gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar abactis@blauweschuit.com met in de titel ‘Persoonsgegevens’. We reageren zo snel mogelijk, doch binnen vier weken, op je verzoek. Wanneer je de gegeven toestemming om de nieuwsbrief te ontvangen wilt intrekken, kan dat door je af te melden via de afmeldlink in de nieuwsbrief.
Gebruik van persoonsgegevens door derden
Je persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij je daar zelf actief toestemming voor geeft.
Gebruik van cookies
Wij gebruiken op de website (blauweschuit.com) cookies zodat je ingelogd blijft op de website. Ook gebruiken wij een pakket (Google Analytics) om anonieme bezoekinformatie van gebruikers te meten. De informatie die gemeten wordt is bijvoorbeeld hoelang het duurt om een pagina te laden of wanneer bezoekers foutmeldingen krijgen. Deze gegevens worden verzameld ter verbetering van de website. De gegevens worden niet gedeeld met Google en worden niet verzameld voor advertentiedoeleinden.
Afbeeldingsvoorwaarden
Tijdens activiteiten van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. Hieronder wordt beschreven hoe wij hiermee omgaan.
Website
Foto’s die worden gemaakt op activiteiten kunnen via Flickr op de website van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit worden geüpload. Deze foto’s zijn beschermd door middel van een account met een wachtwoord. Alleen leden hebben recht op een account. De afbeeldingen van activiteiten zijn dus niet openbaar toegankelijk, maar alleen voor leden van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit. Foto’s worden gefilterd op representativiteit voordat ze op de website worden geplaatst. Wanneer je bezwaar hebt tegen het plaatsen van een foto op de website, kun je dat per e-mail aangeven bij het bestuur.
(Sociale) media
Foto’s en filmpjes kunnen daarnaast gebruikt worden op de sociale mediakanalen van A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit. Ook kunnen foto’s geplaatst worden in het verenigingsblad en in de almanak. Op de (sociale) media worden zowel sfeerfoto’s als persoonlijke foto’s geplaatst, al dan niet met vermelding van een naam. De sociale mediakanalen zijn openbaar toegankelijk. De foto’s in de almanak en het verenigingsblad zijn dit niet. Het bestuur of commissies kunnen foto’s en filmpjes plaatsen op (sociale) media tenzij er bezwaren zijn aangegeven door het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen in het geval van sociale media ook na plaatsing nog doorgegeven worden, waarna de foto’s en filmpjes verwijderd zullen worden. Voor het plaatsen van foto’s op flyers, posters en folders wordt van tevoren toestemming gevraagd aan de desbetreffende leden.
A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur.
Wijzigingen
A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit behoudt zich het recht wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Mocht deze zodanig worden aangepast dat het invloed heeft op onze daadwerkelijke gegevensverwerking zullen wij je op de hoogte stellen via een e-mail en een bericht in de nieuwsbrief. Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, kun je contact met ons opnemen: A.L.S.Z.V.
De Blauwe Schuit
Zijlstroom 79 2353 NN Leiderdorp
bestuur@blauweschuit.com
Namens het bestuur der A.L.S.Z.V. De Blauwe Schuit, De Ab actis